Rynek produktów szybkozbywalnych to sektor, w którym znaczne ilości sprzedawanych dóbr pozwalają nierzadko rozwinąć działalność na wielką skalę. Duże sieci handlowe i dystrybucyjne mierzą się z wynikającymi z rozmiarów swojej działalności wyzwaniami. Dotyczy to także zarządzania dokumentami: ich przechowywania, porządkowania i niszczenia.
Wyzwania zarządzania dokumentami w branży FMCG
Pomimo cyfryzacji duże sieci handlowe cały czas mierzą się z wyzwaniami przechowywania i obsługi znacznej ilości dokumentów. Wynikają one zarówno ze skali działalności, jak i rozproszonej struktury placówek, w których na co dzień powstaje dokumentacja. Centra dystrybucyjne i sklepy są często rozlokowane na terenie całego kraju.
Bywa, że różne marki należące do tej samej firmy, czy grupy kapitałowej archiwizują akta oddzielnie. Brak jednolitego opisu dokumentów finansowych czy kadrowych może stanowić nie lada problem i generować problemy z dostępnością.
Przechowywanie dokumentów w oddziałach przedsiębiorstwa zabiera cenną powierzchnię magazynową, zwłaszcza że mówimy to o kilometrach bieżących akt. Samodzielne archiwizowanie oznacza także, że konieczne jest delegowanie do obsługi dokumentów własnych pracowników.
Miejsce w magazynach, czas pracowników, koszty obsługi – to zbyt cenne zasoby, aby pozwolić sobie na brak optymalizacji. Sposobem na nią jest powierzenie dokumentów sprawdzonemu partnerowi zewnętrznemu.